Nemá již smysl více opakovat, že novela zákoníku práce: 281/2023 Sb. má pevnou pozici ve Sbírce zákonů a že většina změn, včetně níže uvedené, nabyla účinnosti 1. října 2023.

Pojďme se nyní zabývat změnou, na kterou někteří z nás čekali skutečně dlouhá léta. Jedná se o §334 ZP a možnosti digitalizace dokumentů pracovně právní agendy.

Nevím, jestli Vás již moc nerozmaluji, ale připravil jsem pro Vás i tentokrát vzorový dokument, který Vám usnadní podporu zavedení digitalizace ve Vaší firmě. Vzor naleznete na konci článku. Hezké podzimní dny, Tom

 

Důvod změny?

Přijetí nové právní úpravy v oblasti doručování písemností bylo motivováno zejména snahou nastavit zaměstnavatelům a zaměstnancům takové podmínky, které budou odrážet aktuální technické možnosti. Velký posun v digitalizaci způsobil, že dosavadní právní úprava doručování se začala jevit jako velmi přísná. Cílem novely bylo veškeré procesy co nejvíce zjednodušit, ale zároveň zachovat dostatečnou úroveň ochrany zaměstnanců. Nově se zúžil okruh písemností v §334 zákoníku práce, které je nutné doručovat v přísnějším režimu zákoníku práce. Všechny dokumenty včetně těch, co jsou nadále součástí §334 ZP, již bude možné i prakticky doručovat elektronickou formou.

Rozdělení dokumentů PaM

V přísnějším režimu podle pravidel § 334a až § 337 zákoníku práce se nadále doručují písemnosti typu:

• výpověď
• okamžité zrušení pracovního poměru
• zrušení ve zkušební době
• odstoupení od pracovní smlouvy
• odvolání výpovědi
• upozornění na možnost výpovědi pro soustavné (vytýkací dopis) §52 g)
• odstranění neuspokojivých pracovních výsledků §52 f)
• odvolání z pracovního místa
• mzdový nebo platový výměr

Ostatní výše neuvedené písemnosti (např.: Písemnosti ke vzniku a změně PPV, Dohoda o rozvázání pracovního poměru §49, Dohoda o zrušení DPP a DPČ §77 odst.5 a), Záznam o porušení režimu DPN), které dříve byly součástí §334, budou doručovány v režimu občanského zákoníku. Kde doručování podle občanského zákoníku je založeno na teorii dojití, kdy právní jednání působí vůči nepřítomné osobě od okamžiku, kdy jí projev vůle dojde. To znamená, že napříklaad pracovní smlouvu můžete odeslat bez zaručeného elektronického podpisu (postačuje prostý elektronický podpis) a pracovní smlouva bude doručena v okamžiku, kdy přistane v emailové schránce dotyčného za předpokladu, že ten od ní do 7 dní od doručení neodstoupí viz. §21 ZP.

Formy doručení

Novela zákoníku práce ponechává možnost volby formy doručení dokumentů na zaměstnavateli. Nadále je tedy možné doručovat těmito cestami:

a) jejím předáním na pracovišti zaměstnavatele,

b) jejím předáním, kdekoliv bude zaměstnanec zastižen,

c) prostřednictvím datové schránky,

d) prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, nebo

e) prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.

Prostřednictvím provozovatele poštovních služeb může zaměstnavatel doručit písemnost zaměstnanci pouze v případě, není-li možné doručení na pracovišti zaměstnavatele! To je tedy jediná zákonná prioritizace volby formy doručení. To znamená konkrétně, že je možné zvolit např. formu doručení skrze e-mail i přesto, že je možné doručení na pracovišti!

Podpora digitalizace dokumentů PaM, které jsou součástí § 334

Doručování písemností do datové schránky

Doručování písemností prostřednictvím systému datových schránek doznalo drobné změny a nově dochází k odstranění podmínky předchozího písemného souhlasu zaměstnance s využitím tohoto způsobu doručování. Nově tedy postačuje vědět, zdali má dotyčný datovou schránku a že si zaměstnanec neznepřístupnil datovou schránku pro dodávání tzv. poštovních datových správ od jiných fyzických či právnických osob.

Vzhledem k tomu, že u datových schránek se uplatní standardní pravidla doručování včetně 10denní fikce doručení, pokud si zaměstnanec zprávu nepřečetl, jeví se tento způsob doručení jako bezpečný a prakticky funkční. Jistě však budeme ještě dlouho narážet na nízký počet zaměstnanců vlastnících datové schránky fyzických osob. Do budoucna se však může jednat o čím dál zajímavější způsob komunikace i vzhledem k mediální „masáži“ tohoto komunikačního kanálu!

Doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací

Doposud prakticky téměř nepoužitelný způsob doručování písemností prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, novela změnila a zavádí fikci doručení písemnosti, jež nastává v případě nepotvrzení přijetí písemnosti druhou stranou ve lhůtě 15 dnů ode dne jejího dodání na elektronickou adresu (např. do e-mailové schránky zaměstnance). Písemnost se považuje za doručenou posledním dnem této lhůty. Pokud tedy např. zaměstnavatel dodá zaměstnanci výpověď z pracovního poměru do jeho „soukromé e-mailové schránky“, kterou zaměstnanec zaměstnavateli sdělil v souhlasném a odděleném písemném prohlášení, ovšem následně nedojde k potvrzení přijetí písemnosti zaměstnancem (například proto, že se zaměstnanec do e-mailové schránky vůbec nepřihlásil), bude písemnost považována za doručenou posledním dnem této 15denní lhůty. Problematickou záležitostí v režimu doručení fikcí se jeví prokázání doručení v případném budoucím sporu. Důkazní břemeno bude ležet na zaměstnavateli, který by musel dokázat, že byla tato zpráva na příslušnou elektronickou adresu dodána. To zanemná, že určitě pamatujte na zapnutí tzv. doručenek v emailové komunikaci (což poslouží jako důkaz) a nebo sahejte po sofistikovanějším řešení přenosu takových informací (podpisová služba).

Pro výše uvedený souhlas je pro Vás k dispozici vzor dokumentu. Zopakujme na závěr, že je zakázáno mít tento souhlas jako sub-součást pracovní smlouvy a je nutné jej mít zvlášť. Dále, že emailová adresa zaměstnance pro zasílání těchto dokumentů (§334a) sdělená musí být mimo dispozici zaměstnavatele (tedy soukromá) a nesmí jít ani o řešení skrze nějaký interní systém. Stále platí, že dokumenty §334a musí být před odesláním e-mailem směrem k zaměstnanci podepsány zaručeným elektronickým podpisem zaměstnavatele.

Vzor je zde a lze jej stáhnout i ve formátu .doc.

 

Tomáš Smutný